Zamanı etkili şekilde kullanarak hayatınıza fark katın!

Ümit ÜNKER

TEDi Eğitim Ve Danışmanlık

Kurucu – Genel Müdür

Eğitmen Ve Yazar

Zaman; tüm insanlara eşit olarak verilen tek şey, elle tutulamayan, depolanamayan, satın alınması mümkün olmayan ve yenilemeyen tek kaynaktır. Zaman hepimiz için çok önemli, hatta bunu daha vurucu şekilde anlatmak istersek ‘’çok bile az’’ bundan daha fazla önemli başka bir şey yok? Zamanı geriye getiremiyor, ileriye alamıyoruz sadece ‘’An’’ var ve bir çoğumuz maalesef ‘’an’’ı yaşamayı başaramıyoruz. Zamanı planlayarak etkili ve etkin şekilde düzenleme şansımız var ancak burada da başka bir şey var, yaşamımızdaki 1 saatin değerini hiç düşündünüz mü?

Peki Neden zaman yönetimi yapılmalıdır?

• Verimsizliği gidermek
• Belirlenen hedeflere ulaşmak
• Kariyer gelişimi sağlamak
• Görev gereklerini uygun şekilde gerçekleştirmek için zaman yönetimi gerekmektedir.
  
  Neden Zamanı Etkin Biçimde Kullanamayız?
• Zamanı etkin kullanamadığımızın farkında değilizdir.
• Okunması gereken çok yazı, evrak, kitap, makale vb. vardır.
• İşimizi daha hızlı ve doğru yapmak için gereken yeterli bilgiye sahip değilizdir.
• Kurumda sürekli çeşitli sebeplerle krizler ortaya çıkmaktadır.
• İş dağılımı ve iş gücü organizasyonu planlamasını doğru yapamıyoruzdur.
• Hedeflerimiz belli değildir.
• Yetki devredemiyoruzdur.
• İşleri ağırdan alıyoruzdur.
• Etrafımız, ofisimiz dağınıktır.
• Çok vaktimizi alan misafirlerimiz vardır.

Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarı iki yüz bin (200.000) planlanabilir saatle sınırlıdır.

İktisadi olarak yapılan araştırmalara göre, bir insan toplam iş görebilme gücünün ancak %30 - %40 'nı kullanabilmektedir.

Peki geriye kalan %60 civarındaki iş görebilme gücü nereye gidiyor?

• Netleşmemiş hedefler,
• Planlamada yapılan hatalar,
• Plansızlık,
• Önceliklere gerekli önemi verememe,
• Sürekli erteleme,
• Öze inememe,
• Detayla fazla uğraşma

Fark 24 saatin kullanış şeklinde gizlidir. İnsanlar genel olarak 24 saatini nasıl harcar?

FAALiYET SÜRE (SAAT)

• Uyku 8
• Temizlik 1
• Yemek 3
• Seyahat 2
• Çalışma 8
  TOPLAM 22
  Kalan Zaman 2
  1 gün içinde 24 saatin dağılımı;

Boş durmayıp bir iş yapsanız dahi, o anda yapılacak daha önemli bir işiniz varsa zamanınızı boşa harcıyorsunuz demektir.

Hayatta hiçbir zaman planladıklarınız tam anlamıyla gerçekleşmez. Bu nedenle çalışma sürelerinin %60'ı kadarını planlamak gerekir. Zamanın %100'ünü tahmin edilemeyen, süreleri bilinmeyen durumlar nedeniyle planlayamayız.

Zamanı 3 noktada değerlendirmeliyiz.

• Planlanmış işler için %60
• Planlanmamış aniden çıkan işler, zaman çalan durumlar için %20
• Sosyal faaliyetler, çeşitli özel durumlar için %20

Hepimiz kendimizi şunları mırıldanırken bulmuşuzdur öyle değil mi? Vaktim yok, yetiştirmem imkansız, az zaman kaldı yapamayacağım, çok geç kaldım, yetişemedim… Dikkat edin gün içerisinde bizi sıkıntıya sokan konulardan %90’ı zaman problemindendir. Suçlu ise zaman değil, biziz.

Haftada 168 saat var, bir hafta içerisinde hangi etkinlikleri gerçekleştiriyorsunuz alt alta sıralayın (uyku, yemek, iş hayatı, TV izlemek, yemek yapmak, ev işleri, ders çalışmak, spor vs.) şimdi ise yanlarına her bir etkinlik için haftada kaç saat harcadığınızı yazın.

• Hangi faaliyetlere en çok zaman harcadınız?
• En az zaman harcadığınız faaliyetler nelerdi?
• Hangi faaliyetlere daha fazla zaman ayırmak istersiniz?
• Zamanınızı harcama şeklinizden memnun musunuz?
• Ne gibi değişiklikler yapmak istersiniz?

Kağıdınızda gördüğünüz sizin zaman yönetiminiz. Eğer listeniz beklediğiniz gibi gerçekleşmediyse bunun sebebine ise biz ‘’Zaman Tuzakları’’ diyoruz. Enerjimizi emen unsurlar diye bahsettiğiniz aslında budur. Nedir onlar gelin birlikte bir bakalım:

• Acelecilik ve kararsızlık.
• Telefonun kötü kullanımı.
• Ayrıntılarla uğraşma.
• Planlanmamış ve ani işler.
• Öncelikleri belirlememek.
• Hedeflerin belirsizliği.
• Dağınık yaşam alanı.
• Yarım bırakılan işler.
• Hayır diyememek.
• Acelecilik ve kararsızlık.
• Telefonun kötü kullanımı.
• Ayrıntılarla uğraşma.
• Planlanmamış ve ani ziyaretler.
• Öncelikleri belirlememek.
• Hedeflerin belirsizliği.
• Yetersiz ve yeteneksiz personel.
• Verimsiz ve gereksiz toplantılar.
• Dağınık masa düzeni.
• Yarım bırakılan işler.
• Hayır diyememek.
• Her şeyi okumaya çalışmak ve hızlı okumayı bilmemek.
• Aşırı iletişim.
• Yetki devrinden kaçınma ve detaylara uğraşma.
  
  

Zaman Çeşitleri Nelerdir?

4 Temel Zaman çeşidi vardır bunlar bizim objektif, subjektif, biyolojik ve yönetsel zamandır. Şimdi bunları detaylıca inceleyelim.

• Gerçek Zaman
• Psikolojik Zaman
• Biyolojik Zaman
• Yönetsel Zaman
• Her şeyi aynı anda yapmaya çalışmak.
   

Gerçek Zaman;

Objektif zaman olarak da adlandırılır. Saatin gösterdiği zamandır. Bu zaman izlenebilir bazı değişmelerle ölçülebilir. Yıldızların hareketi, dünyanın dönmesi gibi düzenli olarak izlenen bazı fiziksel olaylar veya bir saatin çalışması gibi suni olarak yapılan bazı düzenli hareketler esas alınır.

Psikolojik Zaman;

Subjektif zaman da denir. Hissedilen zamandır. Saatin neyi gösterdiğine bakılmaksızın bir olayda geçen süreyi kısa veya uzun hisseder ve buna göre kısa veya uzun süre diye karar veririz. Saat zamanı çok kesin birimlerle ölçülürken, subjektif zamanın anlaşılması güçtür.

Biyolojik Zaman;

Biyolojik saat, alışkanlıklara göre kurulur. Çoğu zaman uyanmak için kurduğumuz saatin alarmı çalmadan biraz önce uyanırız. Bir biyolojik saat, bize kalkma zamanının geldiğini söylemiştir. Biz derece derece uyuma ve uyanma saatlerini değiştirirsek, biyolojik saatte yeni programa kendisini ayarlayacaktır.

Yönetsel Zaman,

Yönetsel zaman, birden çok insanı bir araya getirebilecek nitelikteki bir amaç belirlemesi ile bu amaca ulaşmak için yerine getirilen planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon, denetim ve yönetici eğitimi faaliyetlerinin gerektirdiği iş gören ve makine zamanı toplamıdır.

Etkin Zaman Yönetimi

Zaman Yönetimi yaparken aşağıdaki Matrisi kullanmanızı tavsiye ederim bu Matris sizin önceliklerinizin durumunu belirleyen en etkili yöntemlerden biridir. Burada Önemli işleriniz için soracağınız sorular,

• Zamanınızı nasıl geçirdiğinizle ilgili çok ayrıntılı bir günlük çıkarın.
• Önceliklerinizi belirleyin.
• Ziyaretleri düzenleyin.
• Çalışma sisteminize göre etkili bir masa düzeni oluşturun.
• Gerekmedikçe toplantı düzenlemeyin.
• Hayır demesini bilin.
• Zor ve sevimsiz işleri öncelikle bitirin.
• Mükemmeliyetçilikten kaçının.
• Yorucu ve zor işleri sabah saatlerinde yapın.
• İş yaparken konsantre olun.
• İşinize olduğu kadar, kendinize ve ailenize de zaman ayırın.
• Mutlaka kendinize zaman ayırın ve formda kalabilmek için tatil yapın.

Zaman Yönetimi Matrisi

Zaman Yönetimi yaparken aşağıdaki Matrisi kullanmanızı tavsiye ederim bu Matris sizin önceliklerinizin durumunu belirleyen en etkili yöntemlerden biridir. Burada Önemli işleriniz için soracağınız sorular,

• Ne kadar acil?
• Hemen yapmak mı gerekir? yoksa Ne zaman yapacağınıza karar verebilir bir durumda mısınız? şeklinde olmalı.

Acil bir konu aciliyetine rağmen çok önemli değilse bu konuyu bir başkasına delege edebilirsiniz böylelikle zamanınızı daha efektif kullanabilirsiniz. Acil olmayan ve önemli olmayan işleri de boş verebilmelisiniz. Yani Hayır demeyi bilmelisiniz.